Toimiiko taloushallintosi parhaalla mahdollisella tavalla ?

Onko yrityksesi taloushallinto henkilö-, tietojärjestelmä- tai ulkoisten kumppanien valinnoista johtuen epätyydyttävässä tilassa? Tai tuntuuko, että taloushallinnon eri palveluntarjoajat veloittavat aivan liikaa tarjoamaansa hyötyyn nähden?

Jos vastaus jompaankumpaan on kyllä, on ehkä oikea hetki taloushallinnon kehitysprojektiin.

Suurimmillaan taloushallinnon kehitysprojekti on sen täydellinen turn around, joka voi kattaa samanaikaisesti vaikka henkilö-, tietojärjestelmä-, tietojärjestelmätoimittaja-, tilintarkastaja- ja tilitoimistovaihdokset ja näiden muutostilanteiden kokonaisvaltaisen tukemisen.

Pankkien ja vakuutusyhtiöiden tapaan myös taloushallinnon kumppanit – järjestelmätoimittaja, tilitoimisto, tilintarkastaja, verokonsultti ja muut toimijat – kannattaa kilpailuttaa aika ajoin oikean hinta-laatusuhteen ja hyödyn varmistamiseksi.

Avoimen järjestelmän edut

Tilitoimiston vaihtamisen yhteydessä kannattaa huomioida myös käytössä olevien järjestelmien avoimuuden aste.

Avoimet taloushallinnon järjestelmät eivät sido asiakasta yhteen toimistoon, vaan helpottavat toimiston vaihtamista myös jatkossa. Vaihto voidaan tehdä parhaimmillaan ilman erillistä suurta taloushallinnon projektia pelkästään käyttöoikeuksia sulkemalla ja uusia avaamalla.

Kannattaa myös selvittää etukäteen mahdollistaako tilitoimiston järjestelmä töiden jakamisen yrityksen ja tilitoimiston välillä ja onko yrityksellä itsellä pääsy omiin tietoihinsa. Mikäli tilitoimiston käyttämä järjestelmä on suljettu, ei töiden jakaminen ja omien tietojen katsominen välttämättä onnistu, mikä useimmiten merkitsee yritykselle lisää työtä ja huonompaa kontrollia.

Järjestelmien avoimuudella voi olla merkitystä myös silloin, kun suomalaisen yrityksen omistajana on ulkomainen konserni. Avoimet järjestelmät sallivat myös suomalaisen yhtiön ulkomaisen omistajan pääsyn järjestelmiin. Yleensä nämä järjestelmät myös kääntyvät käyttöliittymäkieleltään vähintään englanniksi, joten ulkomainen omistaja pääsee näin myös itse suoraan hyödyntämään suomalaisen tytäryhtiönsä tietoja.

Pienemmät kehityshankkeet parantavat taloushallinnon prosesseja, nopeuttavat rutiineja tai tehostavat liiketoiminnan tarpeita palvelevaa raportointia.

Tällaisia voi olla vaikkapa selvitys- ja kehitysehdotukset siitä, kuinka sinänsä jo olemassa olevia ERP-, taloushallinnon ja johdon raportointijärjestelmiä voisi hyödyntää ja käyttää tehokkaammin tai uudelleen organisoida eri töitä ja prosesseja näiden järjestelmien ympärillä.

Taloushallinnon haasteet yrityksen kansainvälistyessä

Kun yrityksen kansainvälistyminen rajoittuu viennin käynnistämiseen, syntyy taloushallinnon kannalta lähinnä kysymys siitä, syntyykö myyntisaamisia Suomen rajojen ulkopuolella ja luodaanko jonkinlainen luototuspolitiikka ja asiakasyrityksen luottokelpoisuuden tarkastusmekanismi.

Tilanne muuttuu kuitenkin olennaisesti, kun yritys etabloituu toiseen maahan perustamalla sinne esimerkiksi suomalaista osakeyhtiötä vastaavan yhtiön.

Kohdemaan kirjanpidon ja verotuksen lisäksi joudutaan pohtimaan, kuinka emoyhtiön kontrolli ja toimiva raportointi suomalaiseen emoyhtiöön luodaan. Lisäksi joudutaan pohtimaan sisäisen laskennan tarpeita –  tuote-, projekti-, asiakas-, brändikohtaisen  kannattavuuden seuraamiseksi. Näiden lisäksi myös kustannuspaikka- ja profit center –rakenteet saattavat tulla pohdittaviksi.

Kansainvälistymisen yhteydessä henkilövalintojen lisäksi tulee usein ratkaistavaksi kysymykset tietojärjestelmien valinnoista.

Kannattaako ottaa jokin kohdemaan paikallinen taloushallintojärjestelmä käyttöön ja luoda kontrolli ja raportointi niistä lähtökohdista vai heti alkuun ottaa jokin kansainvälinen järjestelmä käyttöön, jolle löytyy tukea sekä kohdemaassa, Suomessa ja mahdollisesti kolmannessa maassa, johon ollaan myöhemmin etabloitumassa?

Koska kustannuksissa saattaa olla merkittäviä eroja, yrityksen toiminnan kokoa joudutaan suhteuttamaan valittavaan tietojärjestelmäratkaisuun. Eroja on myös käyttöönottoprojektien vaativuuden asteissa ja riskeissä.

Vasta päätöksen jälkeen alkaa varsinainen työ. Valitun tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on vietävä läpi siten, että sekä kirjanpito että verotus tulee hoidettua paikallisen lainsäädännön mukaisesti ja emoyhtiön tarvitsema kontrolli ja raportointi saadaan  toimimaan tehokkaasti alusta alkaen.

Jaan mielelläni kokemuksiani, autan järjestelmien valinnoissa, kansainvälisessä byrokratiaviidakossa selviytymisessä, taloushallinnon avainhenkilöiden rekrytoinnissa kohdemaassa sekä heidän perehdyttämisessään. Been there, done that! Jos haluat keskustalla aiheesta lisää, ota yhteyttä.

http://www.countpoint.fi/