Tytäryhtiö ulkomaille tai yritysosto ulkomailta – taloushallinto kuntoon heti alusta alkaen

Kun yritys etabloituu ulkomaille perustamalla paikallisen tytäryhtiön tai ostaa ulkomailta jo toimivan yhtiön, kannattaa heti alusta lähtien kiinnittää huomioita taloushallintoon ja raportoinnin laatuun.

Kirjanpidon ja verotuksen pitäminen ajan tasalla antavat työrauhan paikallisilta viranomaisilta, mutta toisaalta myös luovat pohjan oikealle ja relevantille raportoinnille emoyhtiölle Suomeen.

Taloushallinnon pystyttäminen tytäryhtiöön ulkomaille alkaa järjestelmävalinnan pohtimisella ja kirjanpitäjien ja muun taloushallinnon henkilökunnan rekrytoinnilla.

Paikallinen järjestelmä voi olla monessa tapauksessa järkevä valinta, kun
etabloidutaan ensimmäistä kertaa ulkomaille ja uuteen maahan. Paikallinen kirjanpito ja verotus on yleensä helpointa järjestää nopeimmin toimivaksi tällä vaihtoehdolla.

Paikalliset kirjanpitäjät yleensä osaavat parhaiten paikalliset järjestelmät, eli oikeita taloushallinnon osaajia löytyy helposti ja läheltä. Tämä on usein myös kustannustehokkain tapa järjestää toimiva taloushallinto ulkomaisesta tytäryhtiöstä suomalaiseen emoyhtiöön.

Huonona puolena voidaan pitää sitä, että paikallista ratkaisua ei voida monistaa seuraavaan maahan johon etabloidutaan, koska ratkaisu on aina maakohtainen.

Paikalliset järjestelmät eivät useasti ole niin monipuolisia toiminnoiltaan tai myöskään skaalaudu toiminnan kasvaessa samalla tavalla kuin kansainväliset järjestelmät.

Monikansallisen järjestelmän edut ja haitat ovat käänteiset paikalliseen järjestelmään verrattuna. Lyhyesti sanottuna ne ovat siis vaikeampia käyttää, käyttöönotto on monimutkaisempaa ja osaavan henkilökunnan löytäminen vaikeampaa ja kalliimpaa.

Toisaalta kansainväliset järjestelmät ovat monipuolisempia toiminnoiltaan ja skaalautuvuus toiminnan kasvaessa ei muodostu rajoitteeksi. Voidaan myös ajatella saavutettavan synergiaetuja, kun koko konserni on samanlaisessa tietojärjestelmässä, eli kommunikointi ja ohjeistaminen helpottuu.

Yksi vai hajautettu tietokanta?

Kun valitaan paikallinen taloushallinnon järjestelmä, on yleensä aina kyseessä hajautettu tietokanta, eli jokaisessa maassa on oma tietokantansa.

Monikansallisessa järjestelmässä voidaan sen sijaan valita, onko jokaisessa maassa oma tietokanta vai keskitetäänkö Suomeen yksi tietokanta, joihin kaikkien tytäryhtiöiden tiedot tallentuvat.

Yhden tietokannan malli tuo monia tehokkuuksia taloushallinnon järjestämiseen, etenkin jos tytäryhtiöitä on monessa eri maassa.

Sovellusvuokraus vai investointi?

Viime vuosina on sovellusvuokrauksesta tullut varteenotettava vaihtoehto investoinnille, jossa hankitaan taloushallinnon ohjelmalisenssi ja –serveri sekä vastataan itse ohjelmistopäivityksistä, tietoturvasta ja varmuuskopioista.

Sovellusvuokrauksessa ulkomaiseen tytäryhtiöön ei tarvita edellä mainittuja toimenpiteitä. Lisäksi se on perustamiskustannuksiltaan alhaisempi kuin investointi ja skaalautuu useasti toiminnan kasvaessa ja pienetessä eli maksetaan vain niistä ohjelmisto-ominaisuuksista, joita tarvitaan. Lisäksi Suomesta voidaan selaimen kautta kirjautua ulkomaisen tytäryhtiön tietoihin.

Emoyhtiön raportoinnin johtaminen paikallisesta kirjanpidosta ja tilikarttojen yhtenäistäminen

Suomalaisen emoyhtiön ja ulkomaisen tytäryhtiön tilikarttojen vertailu ja analysointi (mapping) on tehtävä, oli valinta sitten paikallinen taloushallinnon järjestelmä tai monikansallinen järjestelmä.

Tällä varmistetaan, että oikeat luvut päätyvät konsernin tuloslaskelmaan ja taseeseen oikeisiin kohtiin. Tämän lisäksi arvostus- ja jaksotuserot on analysoitava suomalaisen emoyhtiön ja ulkomaisen tytäryhtiön välillä. Kun myös ne otetaan huomioon tytäryhtiön raportoinnissa, toiminta on luotettavalla pohjalla. Aivan lopuksi on vielä tehtävä konversiot paikallisesta valuutasta euroon.

Paikallisen kirjanpidon ja emoyhtiöraportoinnin toiminnan varmistaminen, ohjeistuksen laadinta tytäryhtiöön

Edellisessä kappaleessa mainittujen analyysien (mapping, arvostus -ja jaksotuserot) lopputulokset on vielä dokumentoitava ja koulutettava taloushallinnon henkilökunnalle kohdemaassa.

Samoin on luotava täsmäytysrutiinit, jotka paljastavat, mikäli uusia tilejä on lisätty joko emoyhtiön tai tytäryhtiön kirjanpitoon. Tällöin ei jää saldoja leijumaan ilmaan, vaan kaikki tuotot ja kulut tulevat raportoiduiksi.

Lisäksi sisäisen laskennan kustannuspaikat, tulosyksiköt, projektit, tuotteet, asiakkaat ym. on luotava tytäryhtiön taloushallinnon järjestelmään, jotta emoyhtiön johto saa liiketoiminnasta relevanttia tietoa päätöksenteon tueksi.

Taloushallintoprojekti kohdemaahan

Oli kyseessä sitten tytäryhtiön perustaminen tai yrityskauppa ulkomailla, voimme auttaa taloushallinnon ja toimivan raportoinnin ja kontrolloinnin järjestämisessä.

Voimme osallistua myös oikeiden taloushallinnon avainhenkilöiden rekrytointiin, tietojärjestelmävalintoihin ja käyttöönottoihin. Projektin jälkeen voimme myös jäädä tukemaan taloushallintoa ja varmistamaan, että kaikki toimii hallitusti ja suunnitellulla tavalla.

Olemme olleet mukana useissa projekteissa myös kehittyvillä markkinoilla, Venäjällä ja CIS-alueella, joten tiedämme, miten asiat saadaan hoidetuiksi myös hiukan haastavammissa olosuhteissa.

Taloushallinto, joka kertoo reaaliaikaisesti juuri tärkeimmät asiat

Teknologia on luonut uudenlaisia mahdollisuuksia yrityksen taloushallinnon järjestämiseen – rutiinikirjanpidosta talousjohtamiseen. Perinteisesti yritykset ovat ulkoistaneet vain liikekirjanpidon ja viranomaisraportoinnin tilitoimistoille.

Tämän päivän teknologia mahdollistaa kuitenkin myös talousjohtamisen ulkoistamisen, jopa osa-aikaistamisen. Kustannussäästöt voivat olla merkittäviä ja palvelun laatukin todennäköisesti paranee.

Tilitoimistopalvelu sähköisellä, pilvipalveluun perustuvalla Netvisor-alustalla tuottaa mittavaa tehokkuutta yrityksen taloushallintoon. Kun siihen vielä kytketään nykyaikainen talousjohtaja- eli CFO-palvelu, perinteinen viranomaisraportointi laajenee johdon sparraamiseksi sekä liiketoiminnan seuraamiseksi ja kehittämiseksi lukujen kautta.

Netvisorissa niin kirjanpitäjällä kuin talousjohtajallakin on mahdollisuus ajasta ja paikasta riippumatta porautua yrityksen tietoihin reaaliaikaisesti. Koska järjestelmä on modulaarinen, sekä talousjohtajalla että kirjanpitäjällä on omat osionsa, joita ohjelmistosta käyttävät.

Netvisor mahdollistaa myös töiden jakamisen tilitoimiston ja yrityksen välillä. Yritys voi esimerkiksi itse hoitaa myyntilaskutuksen ja -reskontran. Tilitoimisto voi tällöin hoitaa ostoreskontran, kirjanpidon tilinpäätöksineen ja talousjohdon eli CFO-palvelut. Myös muunlaisia työnjakoja voidaan sopia. Työt voidaan siis hoitaa eri paikoista, eli sillä ole merkitystä, missä eri taloushallinnon henkilöt fyysisesti istuvat.

Vaikka yrityksesi toiminnanohjausjärjestelmä olisi pitkälle räätälöity, Netvisor voidaan integroida toimimaan sen kanssa. Tällöin tehty investointi toiminnanohjausjärjestelmään ei valu hukkaan vaan saa lisäboostia sähköisen taloushallinnon mahdollistavasta kytkennästä.

Oleellista on se, että Netvisorin käyttöönotto tehdään oikein. Jotta liiketoimintajohdon sparraaminen olisi mahdollista, on sisäisen laskennan osuus käyttöönotossa mietittävä huolellisesti, unohtamatta perus kirjanpidon mallinnusta.

Lisäksi täytyy pohtia, rakennetaanko Netvisorin päälle Excel-raportointia johdon tarpeisiin vai hoidetaanko se jollain valmisohjelmistolla, joita löytyy niin Visman kuin muidenkin ohjelmistotarjoajien valikoimista.

Ota yhteyttä, niin mietitään yrityksesi taloushallinto kirjanpitoineen ja talousjohtamisineen uusin kuosiin! Pohditaan, mitä haluatte tehdä talon sisäisesti ja mitä ulkoistaa Countpoint Oy:lle. Otetaan taloushallinnosta tehokkuudet irti ennen kuin kilpailijat jo ovat tehneet sen!

Toimiiko taloushallintosi parhaalla mahdollisella tavalla ?

Onko yrityksesi taloushallinto henkilö-, tietojärjestelmä- tai ulkoisten kumppanien valinnoista johtuen epätyydyttävässä tilassa? Tai tuntuuko, että taloushallinnon eri palveluntarjoajat veloittavat aivan liikaa tarjoamaansa hyötyyn nähden?

Jos vastaus jompaankumpaan on kyllä, on ehkä oikea hetki taloushallinnon kehitysprojektiin.

Suurimmillaan taloushallinnon kehitysprojekti on sen täydellinen turn around, joka voi kattaa samanaikaisesti vaikka henkilö-, tietojärjestelmä-, tietojärjestelmätoimittaja-, tilintarkastaja- ja tilitoimistovaihdokset ja näiden muutostilanteiden kokonaisvaltaisen tukemisen.

Pankkien ja vakuutusyhtiöiden tapaan myös taloushallinnon kumppanit – järjestelmätoimittaja, tilitoimisto, tilintarkastaja, verokonsultti ja muut toimijat – kannattaa kilpailuttaa aika ajoin oikean hinta-laatusuhteen ja hyödyn varmistamiseksi.

Avoimen järjestelmän edut

Tilitoimiston vaihtamisen yhteydessä kannattaa huomioida myös käytössä olevien järjestelmien avoimuuden aste.

Avoimet taloushallinnon järjestelmät eivät sido asiakasta yhteen toimistoon, vaan helpottavat toimiston vaihtamista myös jatkossa. Vaihto voidaan tehdä parhaimmillaan ilman erillistä suurta taloushallinnon projektia pelkästään käyttöoikeuksia sulkemalla ja uusia avaamalla.

Kannattaa myös selvittää etukäteen mahdollistaako tilitoimiston järjestelmä töiden jakamisen yrityksen ja tilitoimiston välillä ja onko yrityksellä itsellä pääsy omiin tietoihinsa. Mikäli tilitoimiston käyttämä järjestelmä on suljettu, ei töiden jakaminen ja omien tietojen katsominen välttämättä onnistu, mikä useimmiten merkitsee yritykselle lisää työtä ja huonompaa kontrollia.

Järjestelmien avoimuudella voi olla merkitystä myös silloin, kun suomalaisen yrityksen omistajana on ulkomainen konserni. Avoimet järjestelmät sallivat myös suomalaisen yhtiön ulkomaisen omistajan pääsyn järjestelmiin. Yleensä nämä järjestelmät myös kääntyvät käyttöliittymäkieleltään vähintään englanniksi, joten ulkomainen omistaja pääsee näin myös itse suoraan hyödyntämään suomalaisen tytäryhtiönsä tietoja.

Pienemmät kehityshankkeet parantavat taloushallinnon prosesseja, nopeuttavat rutiineja tai tehostavat liiketoiminnan tarpeita palvelevaa raportointia.

Tällaisia voi olla vaikkapa selvitys- ja kehitysehdotukset siitä, kuinka sinänsä jo olemassa olevia ERP-, taloushallinnon ja johdon raportointijärjestelmiä voisi hyödyntää ja käyttää tehokkaammin tai uudelleen organisoida eri töitä ja prosesseja näiden järjestelmien ympärillä.

Taloushallinnon haasteet yrityksen kansainvälistyessä

Kun yrityksen kansainvälistyminen rajoittuu viennin käynnistämiseen, syntyy taloushallinnon kannalta lähinnä kysymys siitä, syntyykö myyntisaamisia Suomen rajojen ulkopuolella ja luodaanko jonkinlainen luototuspolitiikka ja asiakasyrityksen luottokelpoisuuden tarkastusmekanismi.

Tilanne muuttuu kuitenkin olennaisesti, kun yritys etabloituu toiseen maahan perustamalla sinne esimerkiksi suomalaista osakeyhtiötä vastaavan yhtiön.

Kohdemaan kirjanpidon ja verotuksen lisäksi joudutaan pohtimaan, kuinka emoyhtiön kontrolli ja toimiva raportointi suomalaiseen emoyhtiöön luodaan. Lisäksi joudutaan pohtimaan sisäisen laskennan tarpeita –  tuote-, projekti-, asiakas-, brändikohtaisen  kannattavuuden seuraamiseksi. Näiden lisäksi myös kustannuspaikka- ja profit center –rakenteet saattavat tulla pohdittaviksi.

Kansainvälistymisen yhteydessä henkilövalintojen lisäksi tulee usein ratkaistavaksi kysymykset tietojärjestelmien valinnoista.

Kannattaako ottaa jokin kohdemaan paikallinen taloushallintojärjestelmä käyttöön ja luoda kontrolli ja raportointi niistä lähtökohdista vai heti alkuun ottaa jokin kansainvälinen järjestelmä käyttöön, jolle löytyy tukea sekä kohdemaassa, Suomessa ja mahdollisesti kolmannessa maassa, johon ollaan myöhemmin etabloitumassa?

Koska kustannuksissa saattaa olla merkittäviä eroja, yrityksen toiminnan kokoa joudutaan suhteuttamaan valittavaan tietojärjestelmäratkaisuun. Eroja on myös käyttöönottoprojektien vaativuuden asteissa ja riskeissä.

Vasta päätöksen jälkeen alkaa varsinainen työ. Valitun tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on vietävä läpi siten, että sekä kirjanpito että verotus tulee hoidettua paikallisen lainsäädännön mukaisesti ja emoyhtiön tarvitsema kontrolli ja raportointi saadaan  toimimaan tehokkaasti alusta alkaen.

Jaan mielelläni kokemuksiani, autan järjestelmien valinnoissa, kansainvälisessä byrokratiaviidakossa selviytymisessä, taloushallinnon avainhenkilöiden rekrytoinnissa kohdemaassa sekä heidän perehdyttämisessään. Been there, done that! Jos haluat keskustalla aiheesta lisää, ota yhteyttä.

http://www.countpoint.fi/