Tytäryhtiö ulkomaille tai yritysosto ulkomailta – taloushallinto kuntoon heti alusta alkaen

Kun yritys etabloituu ulkomaille perustamalla paikallisen tytäryhtiön tai ostaa ulkomailta jo toimivan yhtiön, kannattaa heti alusta lähtien kiinnittää huomioita taloushallintoon ja raportoinnin laatuun.

Kirjanpidon ja verotuksen pitäminen ajan tasalla antavat työrauhan paikallisilta viranomaisilta, mutta toisaalta myös luovat pohjan oikealle ja relevantille raportoinnille emoyhtiölle Suomeen.

Taloushallinnon pystyttäminen tytäryhtiöön ulkomaille alkaa järjestelmävalinnan pohtimisella ja kirjanpitäjien ja muun taloushallinnon henkilökunnan rekrytoinnilla.

Paikallinen järjestelmä voi olla monessa tapauksessa järkevä valinta, kun
etabloidutaan ensimmäistä kertaa ulkomaille ja uuteen maahan. Paikallinen kirjanpito ja verotus on yleensä helpointa järjestää nopeimmin toimivaksi tällä vaihtoehdolla.

Paikalliset kirjanpitäjät yleensä osaavat parhaiten paikalliset järjestelmät, eli oikeita taloushallinnon osaajia löytyy helposti ja läheltä. Tämä on usein myös kustannustehokkain tapa järjestää toimiva taloushallinto ulkomaisesta tytäryhtiöstä suomalaiseen emoyhtiöön.

Huonona puolena voidaan pitää sitä, että paikallista ratkaisua ei voida monistaa seuraavaan maahan johon etabloidutaan, koska ratkaisu on aina maakohtainen.

Paikalliset järjestelmät eivät useasti ole niin monipuolisia toiminnoiltaan tai myöskään skaalaudu toiminnan kasvaessa samalla tavalla kuin kansainväliset järjestelmät.

Monikansallisen järjestelmän edut ja haitat ovat käänteiset paikalliseen järjestelmään verrattuna. Lyhyesti sanottuna ne ovat siis vaikeampia käyttää, käyttöönotto on monimutkaisempaa ja osaavan henkilökunnan löytäminen vaikeampaa ja kalliimpaa.

Toisaalta kansainväliset järjestelmät ovat monipuolisempia toiminnoiltaan ja skaalautuvuus toiminnan kasvaessa ei muodostu rajoitteeksi. Voidaan myös ajatella saavutettavan synergiaetuja, kun koko konserni on samanlaisessa tietojärjestelmässä, eli kommunikointi ja ohjeistaminen helpottuu.

Yksi vai hajautettu tietokanta?

Kun valitaan paikallinen taloushallinnon järjestelmä, on yleensä aina kyseessä hajautettu tietokanta, eli jokaisessa maassa on oma tietokantansa.

Monikansallisessa järjestelmässä voidaan sen sijaan valita, onko jokaisessa maassa oma tietokanta vai keskitetäänkö Suomeen yksi tietokanta, joihin kaikkien tytäryhtiöiden tiedot tallentuvat.

Yhden tietokannan malli tuo monia tehokkuuksia taloushallinnon järjestämiseen, etenkin jos tytäryhtiöitä on monessa eri maassa.

Sovellusvuokraus vai investointi?

Viime vuosina on sovellusvuokrauksesta tullut varteenotettava vaihtoehto investoinnille, jossa hankitaan taloushallinnon ohjelmalisenssi ja –serveri sekä vastataan itse ohjelmistopäivityksistä, tietoturvasta ja varmuuskopioista.

Sovellusvuokrauksessa ulkomaiseen tytäryhtiöön ei tarvita edellä mainittuja toimenpiteitä. Lisäksi se on perustamiskustannuksiltaan alhaisempi kuin investointi ja skaalautuu useasti toiminnan kasvaessa ja pienetessä eli maksetaan vain niistä ohjelmisto-ominaisuuksista, joita tarvitaan. Lisäksi Suomesta voidaan selaimen kautta kirjautua ulkomaisen tytäryhtiön tietoihin.

Emoyhtiön raportoinnin johtaminen paikallisesta kirjanpidosta ja tilikarttojen yhtenäistäminen

Suomalaisen emoyhtiön ja ulkomaisen tytäryhtiön tilikarttojen vertailu ja analysointi (mapping) on tehtävä, oli valinta sitten paikallinen taloushallinnon järjestelmä tai monikansallinen järjestelmä.

Tällä varmistetaan, että oikeat luvut päätyvät konsernin tuloslaskelmaan ja taseeseen oikeisiin kohtiin. Tämän lisäksi arvostus- ja jaksotuserot on analysoitava suomalaisen emoyhtiön ja ulkomaisen tytäryhtiön välillä. Kun myös ne otetaan huomioon tytäryhtiön raportoinnissa, toiminta on luotettavalla pohjalla. Aivan lopuksi on vielä tehtävä konversiot paikallisesta valuutasta euroon.

Paikallisen kirjanpidon ja emoyhtiöraportoinnin toiminnan varmistaminen, ohjeistuksen laadinta tytäryhtiöön

Edellisessä kappaleessa mainittujen analyysien (mapping, arvostus -ja jaksotuserot) lopputulokset on vielä dokumentoitava ja koulutettava taloushallinnon henkilökunnalle kohdemaassa.

Samoin on luotava täsmäytysrutiinit, jotka paljastavat, mikäli uusia tilejä on lisätty joko emoyhtiön tai tytäryhtiön kirjanpitoon. Tällöin ei jää saldoja leijumaan ilmaan, vaan kaikki tuotot ja kulut tulevat raportoiduiksi.

Lisäksi sisäisen laskennan kustannuspaikat, tulosyksiköt, projektit, tuotteet, asiakkaat ym. on luotava tytäryhtiön taloushallinnon järjestelmään, jotta emoyhtiön johto saa liiketoiminnasta relevanttia tietoa päätöksenteon tueksi.

Taloushallintoprojekti kohdemaahan

Oli kyseessä sitten tytäryhtiön perustaminen tai yrityskauppa ulkomailla, voimme auttaa taloushallinnon ja toimivan raportoinnin ja kontrolloinnin järjestämisessä.

Voimme osallistua myös oikeiden taloushallinnon avainhenkilöiden rekrytointiin, tietojärjestelmävalintoihin ja käyttöönottoihin. Projektin jälkeen voimme myös jäädä tukemaan taloushallintoa ja varmistamaan, että kaikki toimii hallitusti ja suunnitellulla tavalla.

Olemme olleet mukana useissa projekteissa myös kehittyvillä markkinoilla, Venäjällä ja CIS-alueella, joten tiedämme, miten asiat saadaan hoidetuiksi myös hiukan haastavammissa olosuhteissa.